BASE DE DATOS MICROSOFT ACCESS

Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.

1. Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.
2. Un registro está formado por el conjunto de información en particular.
3. Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

Ejemplo:

  ELEMENTOS DE ACCESS

TABLAS

Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.

CONSULTAS

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

FORMULARIOS

Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.

INFORMES

Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.

PAGINAS DE ACCESO A DATOSUna página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquica mente, de manera similar a los informes de Access.
1. Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una Internet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrónico.

2. Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y filtrar registros.

3. Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un gráfico.

4. Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar el valor en cursiva.

5.Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.

MACROS 

Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.

MÓDULOS

Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación denominado Access Basic.

GESTIÓN DE BASE DE DATOS

Operaciones básicas que podemos realizar con las bases de datos y su contenido:

1.Crear una base de datos.

2. Introducir datos en una base de datos.

3. Modificar información existente.

4. Eliminar información de la base de datos.

5. Buscar un dato en concreto.

6. Clasificar los registros de la base de datos.

7. Copiar el contenido de una base de datos en otra.

8. Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.

9. Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos.

10.Imprimir los datos existentes.

11.Eliminar una base de datos.

12.Asignar nombre a una base de datos.

DESCRIPCIÓN

En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es útil tanto para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando así más información al usuario.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:

Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.
Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas.

Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar fila. Access insertará una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.

Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.

LA CLAVE PRINCIPAL

El último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se denomina la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:

1. Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.

2. Porque permite definir relaciones entre tablas.

Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de manera única.
Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:

1. El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener valores iguales.

2. La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través de la clave principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar.

3. Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.

Establecer o cambiar la clave principal:

1. Abra una tabla en la vista Diseño.

2. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.

3. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.

  CREAR UNA CONSULTA

A menudo, Microsoft Access puede crear automáticamente una consulta de modo que el usuario no tenga que diseñar una desde cero.

Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o informe, pruebe a utilizar los asistentes para formularios o informes. Estos asistentes crean el formulario o el informe, y si está basado en más de una tabla, también crean su instrucción SQL base. Si lo desea, puede guardar la instrucción SQL como una consulta.
Para crear fácilmente consultas que desea ejecutar de forma independiente o en las que desea basar varios formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla.
Para crear consultas sobre filtros que creó usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro por entrada, guarde el filtro como una consulta.

Si ninguno de estos métodos satisface sus necesidades, puede crear la consulta desde cero en la vista Diseño de la consulta.

CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN SIN UN ASISTENTE

1. En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y, a continuación, elija Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que enumera los objetos con cuyos datos desea trabajar.

4. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desea agregar a la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

5. Si tiene varias tablas o consultas en la consulta, asegúrese de que están conectadas entre sí mediante una línea de combinación, de modo que Microsoft Access sepa cómo está relacionada la información. Si no están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación.

6. Si las tablas o consultas están combinadas, puede cambiar el tipo de combinación para que afecte a qué registros selecciona la consulta.

7. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño

8. Mejore la consulta; para ello, introduzca criterios, agregue un orden, cree campos calculados, calcule la suma, el promedio, la cuenta u otro tipo de total con los datos recuperados o modifique de otro modo el diseño de la consulta.

9. Para guardar la consulta, haga clic en Guardar en la barra de herramientas. Escriba un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar.

10.Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE DISEÑO

1. Barra de título

2.  Zona de datos

3. Cuadrícula QBE

4. Barra de separación

5. Barra de herramientas

La cuadrícula QBE se compone de cinco filas:

Campo: Indica los campos que se van a utilizar en la consulta.

Orden: Indica si el resultado de la consulta se va a presentar ordenado por algún campo y si dicha clasificación será alfabética, numérica, etc.

Mostrar: Permite ocultar un campo para que no aparezca en el resultado de la consulta.

Criterios: Es la primera fila que se puede usar para indicar a Access cuál es nuestra consulta. La forma de hacerlo es por medio de condiciones o criterios.

O: Esta fila, y las que están debajo de ella, también se utilizan para definir la consulta. Se llaman filas de criterios o filas de condiciones.

  AGREGAR CAMPOS A LA CONSULTA

En una consulta, agregue sólo aquellos campos cuyos datos desee visualizar, establecer con ellos los criterios, agrupar por, actualizar u ordenar.

Abra la consulta en la vista Diseño, o abra un formulario u hoja de datos y presente la ventana Filtro u orden avanzado.
En una consulta, asegúrese de que la lista de campos de la tabla o consulta que contiene los campos que desea agregar aparece en la parte superior de la ventana. Puede agregar una tabla o consulta si la lista de campos que necesita no está en la consulta.
Seleccione uno o más campos de la lista de campos y arrástrelos a las columnas de la cuadrícula, o haga doble clic sobre el nombre de campo a añadir a la consulta para que éste se añada automáticamente sin necesidad de arrastrarlo.

Si queremos agregar todos los campos hacemos doble clic en la barra de título de la tabla a añadir, con esto conseguimos que se autoseleccionen todos los campos, seguidamente pinchamos uno de ellos y sin soltar el botón del ratón lo arrastramos a la cuadrícula, con lo que obtenemos una consulta con todos los campos. También podemos hacer doble clic sobre el asterisco que aparece antes de los campos, pero en este caso se agregarán todos los campos, pero no los veremos en pantalla para poder hacer una consulta particular sobre el campo determinado, con lo que tendríamos que añadir dicho campo haciendo doble clic sobre él y luego poniendo los criterios que deseamos.

INTRODUCIR CRITERIOS EN UNA CONSULTA

1. Abra una consulta en la vista Diseño o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario.

2. Haga clic en la primera celda Criterios del campo para el cual desea establecer criterios.

3. Escriba la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador de expresiones.

4. Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, sitúese en la celda Criterios apropiada y escriba la expresión.

EJECUTAR LA CONSULTA

Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para ejecutar la consulta o seleccionando el comando Ejecutar del menú Consulta.

PROPIEDADES DE LAS CONSULTAS

Las propiedades más importantes son:

Descripción: Sirve para describir la consulta.

Salida de todos los campos: Si activamos la opción Sí aparecerán todos los campos en la cuadrícula QBE.

Valores superiores: Permite ver sólo los valores superiores de un campo. Si escribimos 10, de los registros que cumplan los criterios, nos mostrará los 10 valores más altos.

Valores únicos: Sólo mostrará registros en que los valores de todos los campos sean únicos.

Registros únicos: muestra sólo los valores sin repetir.

CREAR UN FORMULARIO

Puede crear un formulario usted solo o hacer que Microsoft Access cree un formulario automáticamente mediante un Asistente para formularios. Un asistente acelera el proceso de creación de un formulario ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un Asistente para formularios, Microsoft Access solicita información y crea un formulario basado en las respuestas. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un Asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizar el formulario.

Si sólo desea crear un formulario sencillo de columna única, puede utilizar el botón Nuevo objeto.

1. En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Formularios.

2. Elija el botón Nuevo.

3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en vista Diseño.

4. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el formulario. Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o informes o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.

5. Elija Aceptar.

Tipos de formularios

Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única columna.

Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.

Gráfico: se abre el asistente para gráficos.

Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo formulario.

Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.

Nombre

Apellidos

Población

Provincia

Teléfono

País